為避免返工、鋪張時間和增加工作量，檢查檔案內文件的數目和質量的工作應盡量提前到編制歸檔文件件號或案卷目錄前進行。這就要求檔案部分加強對歸檔文件收拾整頓、立卷工作全過程的指導、監視，盡早派人到文書部分和業務部分檢查、監視文件收拾整頓、立卷工作，及時發現、指出和糾正題目。這一步工作做得越好，在移交檢查時泛起返工的概率就越小，工作效率就越高。
歸檔文件的檔案檢查完畢，對符合要求的檔案就可以辦理詳細移交手續。詳細移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容盤點歸檔文件的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤后，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部分或業務部分保存備查；兩份存檔案部分。對于文件數目少的機關集團，可由檔案部分同一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時，由檔案部分開據移交憑據，各部分可不必再單獨編制移交目錄。對于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機關集團，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環節，歸檔工作在平時都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續。但在文書職員發生變動時，必需依上述程序辦理移交手續
