關(guān)于檔案的定義，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，國內(nèi)外已有上百種，如果根據(jù)其下定義的出發(fā)點(diǎn)和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。為什么會(huì)有如此眾多的檔案定義呢？其原因大概是：一、不同國家有不同的政治文化觀念，對檔案這一事物的認(rèn)識也有所不同，例如法語國家認(rèn)為文件（文書，下同）一旦形成就叫做檔案，包括文件的現(xiàn)行作用、半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用三個(gè)階段在內(nèi)；我國認(rèn)為文件向檔案部門歸檔后才叫做檔案，包括文件的半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用兩個(gè)階段在內(nèi)；英語國家認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案，僅指文件的非現(xiàn)行作用階段。二、同一國家不同時(shí)期的人們站在不同的角度觀察，對檔案這一事物的認(rèn)識也會(huì)產(chǎn)生差異，例如我國有人認(rèn)為只有經(jīng)過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案，有人認(rèn)為只有檔案機(jī)關(guān)收藏的無現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案，如此等等，不一而足。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”。三、同一國家同一時(shí)期的人們因不同的需要，對檔案這一事物的認(rèn)識也會(huì)有所差別中國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史記錄。四、因?yàn)闄n案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。五、隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認(rèn)識就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。六、人們對客觀實(shí)踐的認(rèn)識不可能一次完成，將隨著實(shí)踐的發(fā)展而不斷深化。現(xiàn)舉檔案定義三例以見一斑：
《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”
《蘇聯(lián)大百科全書（第三版）》：“檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和。”
美國現(xiàn)代檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中說：檔案是“經(jīng)鑒定值得保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件。”
以上檔案定義雖然認(rèn)識有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。
