檔案的定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”（馮惠玲《檔案學概論》第二版）個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道，建立起個人檔案既是工作的需要，也是社會的需要，更是一個人在社會上工作和生活的需要，這是單位或企業了解一個人的重要手段。沒有檔案的人當然就不便于單位或企業了解你，對個人是肯定不利的。存放和保管好當然是一個重要環節。至于怎樣保管、在哪里保管？一般應在縣(市)團級及以上的人事檔案管理部門，這主要是指國家行政或事業單位的在冊人員等；對于廣大的農村人口一般應有鄉鎮戶籍管理部門；對于企業單位另有規定，一般應在他的所屬上級行管單位。對于大量的流動人口則另有規定。
2016年1月，中央組織部通報稱，在省管干部檔案專項審核中，420人因檔案造假受到組織處理或紀律處分，186人因檔案問題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用。造假主要有以下三個特點：
——年齡、學歷、經歷是“重災區”。
——多人協作，團伙作案。
——履歷造假往往伴隨其他違紀違法行為。 [3]
一位長期從事組織工作的干部說，檔案造假會牽涉到很多部門，如年齡、戶籍等歸公安部門管，學歷歸教育部門管，而檔案只是前面這些部門工作的痕跡。因此，一份處處造假的檔案背后可能是多個部門管理、把關的問題。“特別是過去對檔案管理很松散，隨便找個熟人就能把出生日期、民族都改了。”
