排列
按時間順序排列：對于同一類檔案，按照其形成的時間先后順序進行排列，能清晰地反映事物的發展過程。
按重要程度排列：將重要的檔案排在前面，次要的排在后面，便于優先查閱重要檔案。
按文號排列：按照文件的發文字號順序排列，適用于有明確文號的檔案，方便通過文號快速查找檔案。
來源原則：強調檔案應按照其形成來源進行整理和分類。同一形成者或同一組織機構形成的檔案應集中在一起，不同來源的檔案應分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進行管理和利用。例如，一個機關單位的檔案要與其他機關單位的檔案區分開來，單獨進行整理和分類。
分析檔案內容
瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。
提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。
保持一致性和靈活性
一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標準的一致性，避免出現同一類檔案在不同部分采用不同分類標準的情況。這有助于建立統一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。
靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據檔案的實際情況和特殊需求，適當調整和靈活運用分類標準。對于一些難以準確歸類的檔案，可以設置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現，確保分類體系的科學性和合理性。
