分類
按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數檔案，能保持檔案在時間上的連續性。
按機構分類：按照檔案形成的機構或部門進行分類，便于查找和利用與特定機構相關的檔案。
按問題分類：根據檔案所反映的主題或問題進行分類，能集中反映某一特定問題的相關檔案。
按保管期限分類：將檔案按規定的保管期限進行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。
實際操作中，通常采用復式分類法，如年度 - 機構、年度 - 問題等組合方式。
來源原則：強調檔案應按照其形成來源進行整理和分類。同一形成者或同一組織機構形成的檔案應集中在一起，不同來源的檔案應分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進行管理和利用。例如，一個機關單位的檔案要與其他機關單位的檔案區分開來，單獨進行整理和分類。
考慮檔案形成背景和目的
了解形成主體：明確檔案是由哪個組織、部門或個人形成的，以及其主要職能和業務范圍。不同的形成主體會有不同的工作重點和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標準。例如，學校的檔案可能會圍繞教學、科研、學生管理等主題分類，而企業的檔案則會側重于生產、銷售、財務等方面。
分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過程、總結經驗教訓、提供決策依據，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關，例如，為了總結項目經驗而形成的檔案，可能會以項目名稱或類型作為主題分類的依據。
結合實際使用需求
滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業的檔案，財務人員可能需要按財務科目分類查找財務報表，銷售人員可能更關注按客戶或產品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標準時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。
便于檢索和查詢：分類標準應便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關鍵詞、主題詞等快速檢索到。可以采用多級分類的方式，將大的主題進一步細分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統或模糊，以便于準確地定位和查詢檔案。
